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Für die Kanzlei

Ihr Team

Kolleginnen und Kollegen einladen, Rollen und GwG-Beauftragte, Stand 05.10.2026

1Kurz erklärt

Hier laden Sie Kolleginnen und Kollegen Ihrer Kanzlei ein, vergeben ihre Rolle und bestimmen, wer GwG-Beauftragte(r) ist.

Diese Seite sieht nur die Organisations-Administration der Kanzlei. Die Ansprechpartner Ihrer Mandanten verwalten Sie unter Team und Zugriff.

2Ablauf

Kollegin einladenKanzlei: E-Mail, Rolle und GwG-Kennzeichnung wählen, Einladung senden; System: Mail mit persönlichem Link (mit Ablaufdatum); Öffentlich: Link öffnen, Einladung annehmen; System: Konto passt zur Kanzlei? , Ein Kanzlei-Konto gehört genau einer Kanzlei; Öffentlich: Anmelden mit Einmalcode, Start auf HeuteKanzleiÖffentlichSystemE-Mail, Rolle undGwG-Kennzeichnung wählen,Einladung sendenMail mit persönlichem Link(mit Ablaufdatum)Link öffnen, EinladungannehmenKonto passt zurKanzlei?Ein Kanzlei-Konto gehört genaueiner KanzleiAnmelden mit Einmalcode,Start auf Heuteja

3So gehen Sie vor

  1. Ihr Team öffnen. Links auf Einstellungen klicken, dann unter Team auf Ihr Team.
  2. Einladen. Unter Kollegin oder Kollegen einladen die E-Mail-Adresse eintragen, die Rolle wählen und bei Bedarf GwG-Beauftragte(r) ankreuzen (das dürfen nur GwG-Beauftragte, siehe nächster Schritt). Dann Einladung senden.
  3. Annahme abwarten. Die Person erhält eine Mail mit einem persönlichen Link. Bis zur Annahme steht die Einladung unter Offene Einladungen; dort können Sie sie Zurückziehen.
  4. Rolle oder Kennzeichnung ändern. In der Liste Mitglieder der Kanzlei Rolle wählen, Kennzeichnung setzen und Übernehmen. Die Kennzeichnung GwG-Beauftragte(r) vergeben und entziehen nur GwG-Beauftragte; hat die Kanzlei noch niemanden, bestimmt die Organisations-Administration die erste Person. Jede Änderung meldet comply den GwG-Beauftragten und der betroffenen Person. Ist niemand (mehr) gekennzeichnet, zeigt comply allen Kanzlei-Mitgliedern einen Hinweis auf jeder Seite und meldet es der Organisations-Administration in comply und per E-Mail (höchstens einmal je Woche), bis eine Person bestimmt ist; bis dahin kann niemand GwG-Akten bearbeiten oder freigeben.
  5. Qualifikation setzen. In derselben Zeile Wirtschaftsprüfer(in) und Praxisleitung ankreuzen und Übernehmen. Die Freigaberegeln (Freigaben und Richtlinien) fragen genau diese Qualifikationen ab.
  6. Sperren. Mit Sperren endet der Zugriff sofort; Historie und Zuweisungen bleiben. Entsperren stellt den Zugriff wieder her.

Die Kanzlei braucht immer mindestens eine aktive Organisations-Administration, und niemand kann sich selbst sperren. Ohne GwG-Beauftragte sieht niemand die GwG-Akten; die Seite weist darauf hin. Die letzte GwG-Beauftragte kann die Kennzeichnung erst abgeben, wenn eine weitere Person bestimmt ist.

4Rollen

RolleDarf
Organisations-Administrationalles der Seite Einstellungen, dazu Ihr Team, Prüfspur, Erscheinungsbild und Support-Zugang
ProjektleitungMandanten, Aufträge, Annahme, Datenanfragen, Unterschriften, Erklärungen
Sachbearbeitungwie Projektleitung
GwG-Beauftragte(r) (zusätzlich zur Rolle)GwG-Akten, Verdachtsfälle, GwG-Fälligkeiten, Hochrisikoländer (§ 4 Abs. 3, § 7 GwG)
Wirtschaftsprüfer(in) (Qualifikation)zeichnet ab, wo die Freigaberegel eine Berufsträgerin oder einen Berufsträger verlangt (§ 32 WPO)
Praxisleitung (Qualifikation)zeichnet ab, wo die Führungsebene zustimmen muss, etwa bei verstärkten Sorgfaltspflichten (§ 15 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 GwG)

5Gut zu wissen