Manche Pflichten entstehen erst durch eine Änderung in der Praxis: eine neue Person im Team, eine neue Anschrift, eine neue Geschäftsführung, ein neuer Dienstleister. Unter Anlässe fragt comply regelmäßig nach, erkennt neue Personen im Kanzlei-Team selbst und macht aus jeder Änderung eine Liste der Schritte, mit Quelle, Frist und dem Ort, an dem sie zu erledigen sind: in comply, bei goAML, beim Handelsregister, beim Berufsregister der WPK oder beim Transparenzregister.
Änderungen erfasst und Schritte bestätigt die Organisations-Administration; alle Kanzlei-Mitglieder sehen die Anlässe. Die Erinnerung an eine fällige Abfrage, an offene Schritte und an neue Personen im Team geht an die Praxisleitung.
comply schlägt vor, die Abfrage alle drei Monate zu beantworten; ein Gesetz schreibt dafür kein Intervall vor. Für eine neue Person genügt es, sie im Kanzlei-Team einzuladen: comply erkennt sie und meldet sich.
| Schritt | Wo | Frist |
|---|---|---|
| Fachliche und persönliche Eignung prüfen. Bei der Einstellung die fachliche und persönliche Eignung prüfen (§ 6 Abs. 1 BS WP/vBP). | in der Praxis | bei der Einstellung (§ 6 Abs. 1 BS WP/vBP) |
| Verpflichtungserklärung abgeben lassen. Vor Dienstantritt auf Verschwiegenheit, Datenschutz, Insider-Regeln und die Regelungen des Qualitätssicherungssystems verpflichten und das dokumentieren (§ 6 Abs. 3 BS WP/vBP); zusätzlich in Textform mit Belehrung über die strafrechtlichen Folgen (§ 50 WPO), außer bei angestellten Personen, die hinsichtlich der Verschwiegenheit den gleichen Anforderungen wie der Wirtschaftsprüfer unterliegen. In comply unter Schulungen mit der Form Verpflichtungserklärung erfassen; ist sie spätestens am Tag des Eintritts erfasst, hakt comply den Schritt ab. | comply | vor Dienstantritt (§ 6 Abs. 3 BS WP/vBP) |
| Zuverlässigkeit prüfen. Die Mitarbeiter durch geeignete Maßnahmen auf ihre Zuverlässigkeit überprüfen (§ 6 Abs. 2 Nr. 5 GwG). Nach Auffassung der WPK sind nur Mitarbeiter erfasst, die mit geldwäscherelevanten Sachverhalten in Berührung kommen können; im Allgemeinen genügt die Überprüfung bei der Einstellung, wenn die Person danach risikoorientiert in die laufende Personalbeurteilung einbezogen wird, bei geringem Risiko unter Umständen ein persönliches Gespräch (WPK AuA Tz. 29). | in der Praxis | Eine Frist nennt das Gesetz nicht; nach der WPK bei der Einstellung (WPK AuA Tz. 29). |
| Über Berufspflichten und Qualitätssicherungssystem informieren. Die Person nach Maßgabe ihrer Verantwortlichkeit über die Berufspflichten und das Qualitätssicherungssystem der Praxis informieren (§ 6 Abs. 2 BS WP/vBP). | in der Praxis | Einen Termin nennt die Satzung nicht; comply schlägt die ersten Arbeitstage vor. |
| Erstmalige Unterrichtung nach dem GwG. Wer mit geldwäscherelevanten Sachverhalten in Berührung kommen kann, ist erstmalig zu unterrichten (§ 6 Abs. 2 Nr. 6 GwG, WPK AuA Tz. 30). In comply unter Schulungen mit dem Bereich Geldwäsche erfassen; dann hakt comply den Schritt ab. | comply | erstmalig (§ 6 Abs. 2 Nr. 6 GwG); einen Termin nennt das Gesetz nicht |
| KI-Kompetenz unterstützen. Arbeitet die Person mit KI-Systemen, Maßnahmen ergreifen, um die Entwicklung ihrer KI-Kompetenz zu unterstützen (Art. 4 Verordnung (EU) 2024/1689). In comply unter Schulungen mit dem Bereich KI-Kompetenz erfassen; dann hakt comply den Schritt ab. | comply | Einen Termin nennt die Verordnung nicht; Option der Praxis: vor der ersten Nutzung. |
| Im Kanzlei-Team einladen. Die Person im Kanzlei-Team einladen, wenn sie mit comply arbeitet. Ist sie Mitglied des Teams, hakt comply den Schritt ab. | comply | Vorschlag von comply: mit dem Eintritt |
| Kennzeichnungen im Kanzlei-Team setzen. Im Kanzlei-Team die Kennzeichnungen setzen, die zutreffen (Wirtschaftsprüfer(in), Praxisleitung, GwG-Beauftragte); danach ordnet comply der Person ihre Pflichten zu, etwa Fortbildung und Unabhängigkeitserklärung. Trifft keine zu, den Schritt als erledigt bestätigen. | comply | Vorschlag von comply: mit dem Eintritt |
| Berufsregister: Änderung mitteilen. Ist die Person Wirtschaftsprüfer(in), ändern sich Eintragungen: Im Berufsregister stehen bei der Gesellschaft die in ihrem Namen tätigen Wirtschaftsprüfer und bei der Person die Prüfungsgesellschaft, bei der sie tätig ist (§ 38 WPO). Die Tatsachen, die eine Veränderung erforderlich machen, sind der WPK mitzuteilen (§ 40 Abs. 2 WPO). Ist die Person keine Wirtschaftsprüfer(in), den Schritt als entfallen markieren. | Berufsregister der WPK | unverzüglich (§ 40 Abs. 2 WPO) |
| goAML: persönliche Registrierung. Ist die Person Wirtschaftsprüfer(in), vereidigte(r) Buchprüfer(in) oder Steuerberater(in), ist sie selbst Verpflichtete(r) (§ 2 Abs. 1 Nr. 12 GwG) und hat sich bei der FIU elektronisch zu registrieren (§ 45 Abs. 1 Satz 2 GwG); nach den Hinweisen der FIU gilt das auch für angestellte Berufsträger, die Registrierung der Kanzlei allein genügt nicht. Ist sie aus einer früheren Tätigkeit bereits registriert, ihre Angaben in goAML aktualisieren. | goAML (FIU) | Eine Frist nennt das GwG nicht; die Registrierungspflicht gilt seit dem 1. Januar 2024 (§ 59 Abs. 6 GwG). Vorschlag von comply: mit dem Eintritt. |
| Schritt | Wo | Frist |
|---|---|---|
| Zugänge sperren. Den Zugang zu comply im Kanzlei-Team sperren und die Zugänge zu den übrigen Systemen entziehen. Eine ausdrückliche Pflicht dazu nennen WPO, Berufssatzung und GwG nicht; die Sperre dient den technischen und organisatorischen Maßnahmen (Art. 32 Abs. 1 DSGVO). Ist die Person in comply gesperrt, hakt comply den Schritt ab. | comply | Option der Praxis: am letzten Arbeitstag |
| Berufsregister: Änderung mitteilen. War die Person als Wirtschaftsprüfer(in) für die Gesellschaft tätig, ändern sich die Eintragungen im Berufsregister (§ 38 WPO); die Tatsachen sind der WPK mitzuteilen (§ 40 Abs. 2 WPO). Sonst den Schritt als entfallen markieren. | Berufsregister der WPK | unverzüglich (§ 40 Abs. 2 WPO) |
| Aufgaben im Geldwäscherecht neu verteilen. War die Person das benannte Mitglied der Leitungsebene (§ 4 Abs. 3 GwG), die Aufgabe neu besetzen und im Kanzlei-Team kennzeichnen. War die Person Geldwäschebeauftragte(r) oder Stellvertreter(in), sind die Entpflichtung und die neue Bestellung der WPK vorab anzuzeigen (§ 7 Abs. 4 GwG); dazu den Anlass „Geldwäschebeauftragter wechselt“ erfassen. | comply | Vorschlag von comply: mit dem Austritt; die Anzeige zum Geldwäschebeauftragten vorab (§ 7 Abs. 4 GwG) |
| goAML: Nutzer deaktivieren. Ist die Person in goAML Nutzer der Organisation, kann die hauptverantwortliche Person sie deaktivieren; nach den Hinweisen der FIU sind die Kontaktdaten der Nutzer regelmäßig zu prüfen. Grundlage ist die Registrierung nach § 45 Abs. 1 Satz 2 GwG. | goAML (FIU) | Option der Praxis: mit dem Austritt |
| Schritt | Wo | Frist |
|---|---|---|
| Berufsregister: Änderung mitteilen. Im Berufsregister stehen die Anschrift der Hauptniederlassung, die Kontaktmöglichkeiten und die Internetadresse der Gesellschaft sowie Anschrift und leitende Personen jeder Zweigniederlassung (§ 38 WPO). Die Tatsachen, die eine Veränderung erforderlich machen, sind der WPK mitzuteilen (§ 40 Abs. 2 WPO). Bei einer Sitzverlegung muss mindestens ein gesetzlicher Vertreter, der Berufsangehöriger oder EU- oder EWR-Abschlussprüfer ist, seine berufliche Niederlassung am neuen Sitz haben (§ 28 Abs. 1 WPO); eine Zweigniederlassung muss von einem Berufsangehörigen geleitet werden, der seine berufliche Niederlassung an ihrem Ort hat (§ 47 WPO). | Berufsregister der WPK | unverzüglich (§ 40 Abs. 2 WPO) |
| Handelsregister: Änderung anmelden. Die Verlegung der Niederlassung und die Änderung der inländischen Geschäftsanschrift sind zur Eintragung in das Handelsregister anzumelden (§ 31 Abs. 1 HGB), ebenso die Errichtung einer Zweigniederlassung und spätere Änderungen (§ 13 Abs. 1 HGB). Die Anmeldung ist elektronisch in öffentlich beglaubigter Form einzureichen, in der Regel über einen Notar (§ 12 Abs. 1 HGB); anmelden müssen die Geschäftsführer (§ 78 GmbHG). Eine Verlegung des Satzungssitzes ändert den Gesellschaftsvertrag; der Beschluss muss notariell beurkundet werden (§ 53 Abs. 3 GmbHG). | Handelsregister | Eine Frist nennt das Gesetz nicht; wer die Anmeldung unterlässt, ist vom Registergericht durch Zwangsgeld dazu anzuhalten (§ 14 HGB); eine Verlegung des Satzungssitzes wird erst mit der Eintragung wirksam (§ 54 Abs. 3 GmbHG). |
| Transparenzregister: prüfen, ob etwas mitzuteilen ist. Die Anschrift der Gesellschaft gehört nicht zu den Angaben über die wirtschaftlich Berechtigten (§ 19 Abs. 1 GwG). Mitzuteilen ist erst, wenn sich deren Angaben ändern, etwa der Wohnort eines wirtschaftlich Berechtigten (§ 20 Abs. 1 GwG). Ist nichts zu ändern, den Schritt mit dieser Begründung als entfallen markieren. | Transparenzregister | unverzüglich, sobald sich Angaben zu einem wirtschaftlich Berechtigten ändern (§ 20 Abs. 1 GwG) |
| goAML: Angaben aktualisieren. Nach dem Handbuch der FIU ist das goAML-Konto der Organisation zu aktualisieren, wenn sich etwa Anschrift oder Telefonnummer ändern; Änderungen der Organisationsdaten gibt die FIU frei. Die persönlichen Nutzerdaten der Berufsträger ebenso prüfen. Grundlage ist die Registrierung nach § 45 Abs. 1 Satz 2 GwG. Danach in comply unter goAML-Registrierung das Datum der Aktualisierung eintragen; dann hakt comply den Schritt ab. | goAML (FIU) | Eine Frist nennt das GwG nicht; Vorschlag von comply: mit der Änderung. |
| Impressum anpassen. Name und Anschrift, unter der die Praxis niedergelassen ist, und die Angaben für eine schnelle elektronische Kontaktaufnahme einschließlich der E-Mail-Adresse gehören zu den Angaben, die auf der Website ständig verfügbar zu halten sind (§ 5 Abs. 1 DDG). | in der Praxis | ständig verfügbar zu halten (§ 5 Abs. 1 DDG) |
| Schritt | Wo | Frist |
|---|---|---|
| Anerkennungsvoraussetzungen prüfen. Die Mehrheit der gesetzlichen Vertreter muss aus Berufsangehörigen oder EU- oder EWR-Abschlussprüfern bestehen; hat die Gesellschaft nur zwei gesetzliche Vertreter, genügt einer, und mindestens einer muss seine berufliche Niederlassung am Sitz der Gesellschaft haben (§ 28 Abs. 1 WPO). Gesetzliche Vertreter dürfen neben Berufsangehörigen nur vereidigte Buchprüfer, Steuerberater und Rechtsanwälte sein, andere besonders befähigte Personen nur mit Genehmigung der WPK auf Antrag (§ 28 Abs. 2 WPO). Gesellschafter dürfen nur die in § 28 Abs. 4 WPO genannten Personen sein; bei Kapitalgesellschaften muss Wirtschaftsprüfern, Wirtschaftsprüfungsgesellschaften, EU- oder EWR-Abschlussprüfern oder EU- oder EWR-Abschlussprüfungsgesellschaften die Mehrheit der Anteile und der Stimmrechte zustehen (§ 28 Abs. 4 WPO). Fallen Voraussetzungen nachträglich fort, ist die Anerkennung zurückzunehmen oder zu widerrufen, wenn die Gesellschaft nicht innerhalb der von der WPK bestimmten Frist abhilft (§ 34 Abs. 1 WPO). | in der Praxis | Die Genehmigung nach § 28 Abs. 2 WPO vor der Bestellung beantragen; im Übrigen Vorschlag von comply: vor der Änderung prüfen. Eine Frist zur Abhilfe bestimmt die WPK (§ 34 Abs. 1 WPO). |
| Berufsregister: Änderung mitteilen. Im Berufsregister stehen die Gesellschafter und die Mitglieder des Vertretungsorgans mit der Höhe ihrer Anteile (§ 38 WPO). Die Tatsachen, die eine Veränderung erforderlich machen, sind der WPK mitzuteilen (§ 40 Abs. 2 WPO). | Berufsregister der WPK | unverzüglich (§ 40 Abs. 2 WPO) |
| Handelsregister: Änderung anmelden. Jede Änderung in den Personen der Geschäftsführer ist zur Eintragung in das Handelsregister anzumelden (§ 39 Abs. 1 GmbHG), elektronisch in öffentlich beglaubigter Form (§ 12 Abs. 1 HGB). Ändern sich die Gesellschafter oder ihre Beteiligung, reichen die Geschäftsführer eine neue Gesellschafterliste ein; hat ein Notar mitgewirkt, reicht er sie ein (§ 40 Abs. 1 GmbHG, § 40 Abs. 2 GmbHG). | Handelsregister | Gesellschafterliste unverzüglich nach Wirksamwerden der Veränderung (§ 40 Abs. 1 GmbHG); für die Anmeldung der Geschäftsführer nennt das Gesetz keine Frist (§ 39 Abs. 1 GmbHG). |
| Transparenzregister: wirtschaftlich Berechtigte mitteilen. Wirtschaftlich Berechtigter ist insbesondere, wer mehr als 25 Prozent der Kapitalanteile hält (§ 3 Abs. 2 GwG). Lässt sich keine solche Person ermitteln, gilt als wirtschaftlich Berechtigter der gesetzliche Vertreter (§ 3 Abs. 2 GwG); dann ist auch ein Wechsel in der Geschäftsführung mitzuteilen. Ändern sich die wirtschaftlich Berechtigten oder ihre Angaben, ist das dem Transparenzregister mitzuteilen (§ 20 Abs. 1 GwG). | Transparenzregister | unverzüglich (§ 20 Abs. 1 GwG) |
| Benanntes Mitglied der Leitungsebene prüfen. Ist das für das Geldwäscherecht benannte Mitglied der Leitungsebene ausgeschieden, ein neues benennen (§ 4 Abs. 3 GwG) und im Kanzlei-Team kennzeichnen. War die Person Geldwäschebeauftragte(r) oder Stellvertreter(in), sind die Entpflichtung und die neue Bestellung der WPK vorab anzuzeigen (§ 7 Abs. 4 GwG); dazu den Anlass „Geldwäschebeauftragter wechselt“ erfassen. | comply | Vorschlag von comply: mit der Änderung; die Anzeige zum Geldwäschebeauftragten vorab (§ 7 Abs. 4 GwG) |
| Berufshaftpflicht: Jahreshöchstleistung prüfen. Bei Wirtschaftsprüfungsgesellschaften richtet sich die mögliche Begrenzung der Jahreshöchstleistung nach der Zahl der Gesellschafter, der Partner und der Geschäftsführer, die nicht Gesellschafter sind, mindestens das Vierfache der Mindestversicherungssumme (§ 54 Abs. 4 WPO). | in der Praxis | Vorschlag von comply: mit der Änderung |
| goAML: Nutzer und Kontaktdaten aktualisieren. Ist eine ausgeschiedene Person in goAML als Nutzer oder als hauptverantwortliche Person eingetragen, die Nutzer und Kontaktdaten aktualisieren; nach den Hinweisen der FIU sind die Kontaktdaten stets aktuell zu halten. Grundlage ist die Registrierung nach § 45 Abs. 1 Satz 2 GwG. | goAML (FIU) | Eine Frist nennt das GwG nicht; Vorschlag von comply: mit der Änderung. |
| Impressum und Geschäftsbriefe anpassen. Die Vertretungsberechtigten gehören zu den Angaben, die auf der Website ständig verfügbar zu halten sind (§ 5 Abs. 1 DDG); auf allen Geschäftsbriefen sind alle Geschäftsführer anzugeben (§ 35a Abs. 1 GmbHG). | in der Praxis | ständig verfügbar zu halten (§ 5 Abs. 1 DDG) |
| Qualitätsziele und Risiken prüfen. Prüfen, ob die Änderung andere Qualitätsziele, Risiken oder Regelungen verlangt, und die Übersicht anpassen, wenn die Praxis eine führt (Option Aufsicht: IDW QMS 1 Tz. 35); bei Abschlussprüfungen nach § 316 HGB und bei einem § 322 HGB nachgebildeten Bestätigungsvermerk sind die Regelungen risikobasiert auszugestalten (§ 50 Abs. 2 BS WP/vBP, § 8 Abs. 2 BS WP/vBP). | comply | Vorschlag von comply: mit der Änderung |
| Schritt | Wo | Frist |
|---|---|---|
| Praxisprofil anpassen. Die Antworten im Praxisprofil anpassen; danach zeigt comply, welche Pflichten neu gelten oder entfallen, etwa der Geldwäschebeauftragte (WPK-Anordnung vom 27.09.2017 nach § 7 Abs. 3 GwG), der Datenschutzbeauftragte (§ 38 Abs. 1 BDSG), die interne Meldestelle (§ 12 Abs. 2 HinSchG) oder der jährliche Bericht bei Abschlussprüfungen (§ 55b Abs. 3 WPO). Wird ein Geldwäschebeauftragter bestellt, den Anlass „Geldwäschebeauftragter wechselt“ erfassen (§ 7 Abs. 4 GwG). Wird das Profil nach der Änderung gespeichert, hakt comply den Schritt ab. | comply | Vorschlag von comply: mit der Änderung; die Fristen der neuen Pflichten stehen bei der jeweiligen Pflicht. |
| Geänderte Prüfungstätigkeit der WPK mitteilen. Wesentliche Änderungen von Art und Umfang der Prüfungstätigkeit sind der WPK mitzuteilen (§ 57a Abs. 1 WPO). | Behörde | Eine Frist nennt das Gesetz nicht (§ 57a Abs. 1 WPO). |
| Datenschutzbeauftragten bekannt machen. Wird ein Datenschutzbeauftragter benannt, seine Kontaktdaten veröffentlichen und der Aufsichtsbehörde mitteilen (Art. 37 Abs. 7 DSGVO). | Behörde | Eine Frist nennt die Verordnung nicht; Vorschlag von comply: mit der Benennung. |
| Qualitätsziele und Risiken prüfen. Prüfen, ob die Änderung andere Qualitätsziele, Risiken oder Regelungen verlangt, und die Übersicht anpassen, wenn die Praxis eine führt (Option Aufsicht: IDW QMS 1 Tz. 35); bei Abschlussprüfungen nach § 316 HGB und bei einem § 322 HGB nachgebildeten Bestätigungsvermerk sind die Regelungen risikobasiert auszugestalten (§ 50 Abs. 2 BS WP/vBP, § 8 Abs. 2 BS WP/vBP). | comply | Vorschlag von comply: mit der Änderung |
| Schritt | Wo | Frist |
|---|---|---|
| Der WPK vorab anzeigen. Die Bestellung des Geldwäschebeauftragten und seines Stellvertreters oder ihre Entpflichtung der Aufsichtsbehörde anzeigen, für Wirtschaftsprüfer der WPK (§ 7 Abs. 4 GwG). | Behörde | vorab, also vor dem Wechsel (§ 7 Abs. 4 GwG) |
| Im Kanzlei-Team kennzeichnen. Die Kennzeichnung GwG-Beauftragte im Kanzlei-Team anpassen; danach erreichen die Hinweise und Pflichten des Geldwäscherechts die richtige Person. | comply | Vorschlag von comply: mit dem Wechsel |
| goAML: hauptverantwortliche Person übertragen. In goAML hat die hauptverantwortliche Person, in der Regel der Geldwäschebeauftragte, die Administratorrechte der Organisation. Ein Verfahren für den Wechsel nennen die Hinweise der FIU nicht; die Kontaktdaten sind stets aktuell zu halten. Grundlage ist die Registrierung nach § 45 Abs. 1 Satz 2 GwG. | goAML (FIU) | Eine Frist nennt das GwG nicht; Vorschlag von comply: Rolle und Kontaktdaten mit dem Wechsel übertragen. |
| Schritt | Wo | Frist |
|---|---|---|
| Der WPK anzeigen. Die Durchführung gesetzlicher Abschlussprüfungen der WPK anzeigen, mit Art und Umfang der Tätigkeit (§ 57a Abs. 1 WPO). | Behörde | spätestens zwei Wochen nach Annahme eines Prüfungsauftrages (§ 57a Abs. 1 Satz 2 WPO) |
| Praxisprofil anpassen. Im Praxisprofil Abschlussprüfungen bejahen; danach zeigt comply die zusätzlichen Pflichten, etwa den jährlichen Bericht (§ 55b Abs. 3 WPO) und das Verfahren für Hinweise auf Verstöße (§ 55b Abs. 2 Satz 2 Nr. 7 WPO). Wird das Profil danach gespeichert, hakt comply den Schritt ab. | comply | Vorschlag von comply: mit der Annahme des Auftrags |
| Erste Qualitätskontrolle einplanen. Nach der ersten Anzeige findet die Qualitätskontrolle spätestens drei Jahre nach Beginn der ersten derartigen Prüfung statt (§ 57a Abs. 2 Satz 5 WPO). | in der Praxis | spätestens drei Jahre nach Beginn der ersten Prüfung (§ 57a Abs. 2 Satz 5 WPO) |
| Qualitätsziele und Risiken prüfen. Prüfen, ob die Änderung andere Qualitätsziele, Risiken oder Regelungen verlangt, und die Übersicht anpassen, wenn die Praxis eine führt (Option Aufsicht: IDW QMS 1 Tz. 35); bei Abschlussprüfungen nach § 316 HGB und bei einem § 322 HGB nachgebildeten Bestätigungsvermerk sind die Regelungen risikobasiert auszugestalten (§ 50 Abs. 2 BS WP/vBP, § 8 Abs. 2 BS WP/vBP). | comply | Vorschlag von comply: mit der Änderung |
| Schritt | Wo | Frist |
|---|---|---|
| Sorgfältig auswählen und ins Dienstleisterregister aufnehmen. Den Dienstleister sorgfältig auswählen (§ 50a Abs. 2 WPO) und im Dienstleisterregister erfassen. Den Zugang zu Tatsachen, die der Verschwiegenheit unterliegen, nur eröffnen, soweit es für die Dienstleistung erforderlich ist (§ 50a Abs. 1 WPO). | comply | vor dem ersten Zugang: der Zugang ist nur unter diesen Voraussetzungen erlaubt (§ 50a Abs. 1 WPO) |
| Vertrag in Textform und Auftragsverarbeitung. Den Vertrag mit dem Dienstleister in Textform schließen; darin ist er unter Belehrung über die strafrechtlichen Folgen einer Pflichtverletzung zur Verschwiegenheit zu verpflichten, auf die Kenntnis des Erforderlichen zu beschränken und festzulegen, ob er weitere Personen heranziehen darf (§ 50a Abs. 3 WPO); diese Inhalte entfallen, soweit er hinsichtlich der Leistung gesetzlich zur Verschwiegenheit verpflichtet ist (§ 50a Abs. 7 WPO). Wird die Leistung im Ausland erbracht, Zugang nur bei vergleichbarem Schutz der Geheimnisse (§ 50a Abs. 4 WPO); dient sie unmittelbar einem einzelnen Mandat, nur mit Einwilligung des Mandanten (§ 50a Abs. 5 WPO). Verarbeitet er personenbezogene Daten im Auftrag, einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung schließen (Art. 28 Abs. 3 DSGVO). Die Unterlagen beim Dienstleister ablegen. | comply | vor dem ersten Zugang (§ 50a Abs. 1 WPO); die Verarbeitung im Auftrag erfolgt auf der Grundlage eines Vertrags (Art. 28 Abs. 3 DSGVO) |
| Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ergänzen. Die Verarbeitung im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nachtragen (Art. 30 Abs. 1 DSGVO). | in der Praxis | Vorschlag von comply: mit der Einführung |
| Schritt | Wo | Frist |
|---|---|---|
| Verletzung dokumentieren. Die Verletzung mit ihren Auswirkungen und den ergriffenen Maßnahmen dokumentieren (Art. 33 Abs. 5 DSGVO). | in der Praxis | immer, auch wenn keine Meldung nötig ist (Art. 33 Abs. 5 DSGVO) |
| Aufsichtsbehörde informieren. Die Verletzung der zuständigen Aufsichtsbehörde melden, es sei denn, sie führt voraussichtlich nicht zu einem Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen; erfolgt die Meldung nicht binnen 72 Stunden, ist eine Begründung für die Verzögerung beizufügen (Art. 33 Abs. 1 DSGVO). | Behörde | unverzüglich und möglichst binnen 72 Stunden, nachdem sie bekannt wurde (Art. 33 Abs. 1 DSGVO) |
| Betroffene benachrichtigen. Hat die Verletzung voraussichtlich ein hohes Risiko für die persönlichen Rechte und Freiheiten zur Folge, die betroffenen Personen benachrichtigen (Art. 34 Abs. 1 DSGVO). Das entfällt, wenn die Daten etwa durch Verschlüsselung für Unbefugte unzugänglich sind, nachfolgende Maßnahmen das hohe Risiko voraussichtlich beseitigen oder die Benachrichtigung einen unverhältnismäßigen Aufwand erfordert; dann ist stattdessen eine öffentliche Bekanntmachung oder eine ähnliche Maßnahme vorzunehmen (Art. 34 Abs. 3 DSGVO). | in der Praxis | unverzüglich (Art. 34 Abs. 1 DSGVO) |
| Schritt | Wo | Frist |
|---|---|---|
| Der WPK anzeigen. Beginn, Beendigung oder Kündigung des Versicherungsvertrags, jede den Versicherungsschutz beeinträchtigende Änderung, den Wechsel des Versicherers, Beginn und Ende der Versicherungspflicht infolge einer Änderung der Form der beruflichen Tätigkeit und den Widerruf einer vorläufigen Deckungszusage der WPK anzeigen (§ 26 Abs. 1 BS WP/vBP). Der Versicherer ist im Vertrag zu derselben Mitteilung zu verpflichten (§ 26 Abs. 3 BS WP/vBP); kommt er ihr nach, ist nach den Erläuterungen der WPK zur Berufssatzung eine eigene Anzeige nicht erforderlich. | Behörde | unverzüglich (§ 26 Abs. 1 BS WP/vBP) |
| Neue Bestätigung ablegen. Die neue Bestätigung des Versicherers bei der Pflicht Berufshaftpflichtversicherung unter Unterlagen ablegen; die Mindestversicherungssumme regelt § 54 Abs. 4 WPO. | comply | Vorschlag von comply: mit der Änderung |