Nachweise unterzeichnen: Nachschau, Unabhängigkeit, Fortbildung

1Kurz erklärt

Für die Nachschau mit Gesamtbeurteilung, die jährliche Unabhängigkeitserklärung und den Fortbildungsnachweis erstellt comply einen Entwurf aus den Daten der Praxis. Jede Stelle in eckigen Klammern ergänzen Sie; erst dann lässt sich unterzeichnen. Das Datum setzt der Server, und ein unterzeichneter Nachweis ist mit Prüfsumme festgeschrieben.

Entwürfe legt die Organisations-Administration oder die betroffene Person an. Die Nachschau unterzeichnet die Praxisleitung; die Unabhängigkeitserklärung und den Fortbildungsnachweis unterzeichnet nur die Person selbst.

2Ablauf

3So gehen Sie vor

1. Öffnen. Praxisorganisation, dann Nachweise.
2. Entwurf erstellen. Unter Nachschau für das Jahr oder Unabhängigkeitserklärung für das Jahr das Jahr (und bei der Erklärung die Person) wählen und Entwurf erstellen. Den Fortbildungsnachweis erstellen Sie unter Fortbildung.
3. Ergänzen. Jeder Abschnitt ist ein eigenes Feld. Ersetzen Sie jede Stelle in eckigen Klammern durch Ihren Text und klicken Sie Abschnitt speichern. Oben steht, welche Abschnitte noch offen sind.
4. Nachschau: was der Entwurf enthält. Gegenstand und Zeitraum, die gewählte Vorgehensweise, den von comply gemessenen Stand aller Pflichten, je offener Pflicht eine Feststellung mit Ursache, Maßnahme, Verantwortlichem und Termin, die Umsetzung der Maßnahmen der letzten Nachschau, die Beschwerden des Jahres und die Gesamtbeurteilung mit einer der drei Schlussfolgerungen (IDW QMS 1 Tz. 100).
5. Unterzeichnen. Unterzeichnen, Hinweis lesen, erneut Unterzeichnen. Ist der Termin überschritten, geben Sie den Grund der Verspätung an; er wird Teil des Nachweises.
6. PDF. Jeder Nachweis lässt sich als PDF herunterladen, mit Name, Datum, Verspätungsgrund und Prüfsumme.
7. Neu beginnen. Solange ein Entwurf nicht unterzeichnet ist, können Sie ihn neu erzeugen (Ihre Änderungen gehen verloren) oder verwerfen.

4Gut zu wissen

• Die Unabhängigkeitserklärung ist die jährliche dokumentierte Bestätigung des Fachpersonals (IDW QMS 1 Tz. 39); die Prüfung der Unabhängigkeit je Auftrag bleibt davon unberührt. comply fordert sie von den im Kanzlei-Team als Wirtschaftsprüfer(in) oder Praxisleitung gekennzeichneten Personen; für weitere fachliche Mitarbeiter legen Sie sie unter Nachweise an, mit einem eigenen Text ohne die Berufspflichten der WPO.
• Steht kein geeignetes Fachpersonal zur Verfügung, regelt IDW QMS 1 eine Selbstvergewisserung für Abschlussprüfungen von Unternehmen, die nicht von öffentlichem Interesse sind; sie setzt einen angemessenen zeitlichen Abstand zu den einbezogenen Aufträgen und eine dokumentierte Prüfung der Zulässigkeit voraus (IDW QMS 1 Tz. 83). Mit der Auftragsnachschau kann die Praxis auch einen Dienstleister beauftragen (IDW QMS 1 Tz. A155).
• Ein unterzeichneter Nachweis lässt sich weder ändern noch löschen; die Datenbank lehnt beides ab.