Praxisorganisation im Überblick

1Kurz erklärt

Die Praxisorganisation zeigt jede Pflicht, die für Ihre Praxis gilt: was die Quelle verlangt, welche Option Sie gewählt haben, wer zuständig ist, bis wann sie fällig ist und welcher Nachweis vorliegt. Aus Ihrem Praxisprofil stellt comply zusammen, welche Pflichten gelten. Was comply selbst weiß (Team, Richtlinien, Schulungen, Dienstleister, unterzeichnete Nachweise), misst es; den Rest bestätigt die zuständige Person.

Alle Kanzlei-Mitglieder sehen die Praxisorganisation. Entscheidungen, das Praxisprofil, das Dienstleisterregister und Schulungen pflegt die Organisations-Administration. Bestätigen kann die Organisations-Administration oder die Person, die für eine Pflicht als zuständig eingetragen ist. Jede Person führt ihr eigenes Fortbildungsprotokoll und unterzeichnet ihre eigenen Erklärungen.

2Ablauf

3So gehen Sie vor

1. Öffnen. Links auf Praxis klicken. Oben stehen die Unterseiten: Praxisprofil, Änderungen, Berufsregister, Informationssicherheit, Rahmenwerke, Nachweise, Schulungen, Fortbildung, Dienstleister, Was zählt wo, Quellen und Praxisakte als PDF.
2. Mit dem Praxisprofil beginnen. Solange Fragen offen sind, zeigt die Übersicht einen Hinweis, und comply rechnet mit Standardannahmen. Erinnerungen verschickt comply erst, wenn das Praxisprofil einmal gespeichert ist.
3. Jetzt zu tun. Die Karte listet, was überfällig, fällig oder ohne Nachweis ist, das Überfällige zuerst. Ein Klick öffnet die Pflicht.
4. Rahmenwerke. Darunter steht je Rahmenwerk (Qualitätsmanagement, Geldwäscheprävention, Datenschutz, Künstliche Intelligenz, Informationssicherheit, Website und Informationspflichten, Barrierefreiheit, Eigenes Produkt, Buchführung, Aufbewahrung und Rechnungen) eine Tabelle mit allen Pflichten, der zuständigen Person, der gewählten Option, dem Termin und dem Status. Unter jeder Überschrift steht, wann der Katalog zuletzt im Wortlaut gegen die Quellen geprüft wurde.
5. Jahreskalender. Am Ende zeigt der Kalender alle festen Termine des Jahres nach Monaten.
6. Neu für Ihre Praxis. Ändert sich etwas, das Sie beachten sollten, steht oben ein Hinweis mit Link: eine Änderung des Katalogs, ein Praxisprofil, das seit einem Jahr nicht bestätigt wurde, oder eine Änderung an einem zitierten Gesetz.

4Status einer Pflicht

5Gut zu wissen

• Jeder Termin sagt, woher er kommt: Termin aus der Quelle, wenn Gesetz, Satzung oder Standard ihn nennen, oder Vorschlag von comply, wenn die Quelle nur „regelmäßig“ oder „in angemessenen Zeitabständen“ verlangt. Vorschläge können Sie auf der Seite der Pflicht ändern.
• Außerhalb von Abschlussprüfungen nach § 316 HGB verlangen WPO und Berufssatzung keinen jährlichen Nachschaubericht, es sei denn, die Praxis erteilt einen § 322 HGB nachgebildeten Bestätigungsvermerk; dann gelten die Regelungen für Abschlussprüfungen nach § 316 HGB entsprechend (§ 8 Abs. 2 BS WP/vBP), darunter die jährliche Nachschau (§ 63 Nr. 3 BS WP/vBP). Sonst ist die Einhaltung der Berufspflichten in angemessenen Zeitabständen zu überprüfen (§ 8 Abs. 1 BS WP/vBP). Der Standard IDW QMS 1 sieht eine Gesamtbeurteilung zumindest einmal jährlich zu einem bestimmten Zeitpunkt vor (IDW QMS 1 Tz. 99), ohne einen Tag zu nennen (IDW QMS 1 Tz. A178). Der 31.03. ist deshalb ein Vorschlag von comply.
• Rahmenwerke, deren Wortlaut comply noch nicht vollständig geprüft hat (etwa ISO/IEC 27001, ISO/IEC 42001, PCAOB), stehen unter In Vorbereitung und lassen sich nicht einschalten.
• Die Praxisorganisation ersetzt nicht Ihr Urteil. Sie zeigt, was die Quellen verlangen, und hält fest, was Ihre Praxis entschieden und nachgewiesen hat.

6Häufige Fragen