Richtlinien und Risikoanalyse erzeugen und in Kraft setzen

1Kurz erklärt

comply entwirft Ihre Geldwäscherichtlinie und Ihre Richtlinie zur Auftragsdokumentation und Aufbewahrung aus Ihren Einstellungen: Freigaberegeln, Ihr Team, Praxisform, Größe der Praxis, Pfade nach Rechtsform und Aufbewahrung. Die Texte legen den Mindeststandard an: Pflicht ist, was Gesetz und WPK für Ihre Praxis verlangen; alles darüber hinaus steht als Möglichkeit oder als Vorgabe von comply im Text. Sie ändern jeden Abschnitt; die Praxisleitung setzt eine nummerierte Version in Kraft.

Alle Kanzlei-Mitglieder lesen die Richtlinien. Entwürfe bearbeitet die Organisations-Administration; in Kraft setzt nur, wer Organisations-Administration ist und zugleich als Praxisleitung gekennzeichnet ist.

2Ablauf

3So gehen Sie vor

1. Öffnen. Unter Verwaltung, Freigaben und Richtlinien steht unten die Karte Richtlinien mit beiden Richtlinien und ihrem Stand.
2. Größe der Praxis angeben. Auf derselben Seite steht die Karte Größe der Praxis (GwG): höchstens zehn, elf bis 30 oder mehr als 30 Berufsangehörige, dazu ob mehr als die Hälfte des Umsatzes aus treuhänderischen Tätigkeiten stammt. Die Karte zeigt sofort, was daraus folgt; die Geldwäscherichtlinie übernimmt es beim nächsten Entwurf.
3. Entwurf erzeugen. Entwurf aus den aktuellen Einstellungen erzeugen. Ändern Sie danach Einstellungen, erzeugen Sie den Entwurf neu; comply fragt vorher nach, weil Ihre Änderungen am Entwurf dabei verloren gehen.
4. Anpassen. Jede Überschrift und jeder Text ist ein eigenes Feld; Abschnitt speichern sichert ihn. Aufzählungen beginnen mit „- “, Absätze trennt eine Leerzeile.
5. In Kraft setzen. Als neue Version in Kraft setzen (nur Praxisleitung). Die Version erhält eine Nummer und eine Prüfsumme; die vorige Version gilt als ersetzt und bleibt abrufbar.
6. Neue Fassung. Bei einer Version Neue Fassung auf Basis dieser Version bearbeiten übernimmt deren Text in einen neuen Entwurf.
7. PDF. Für den Entwurf und jede Version gibt es PDF herunterladen.
8. Risikoanalyse nach § 5 GwG. In derselben Karte steht für GwG-Beauftragte und die Organisations-Administration die Risikoanalyse mit ihrem Stand. Der Entwurf übernimmt die Zahlen aus comply (Mandanten nach Art, Risikostufen, politisch exponierte Personen, Bezug zu Hochrisikostaaten, Identifizierungen aus der Ferne) und gliedert nach den Empfehlungen der WPK: Bestandsaufnahme, Geschäftsrisiko, Mandantenrisiko, Bewertung, Präventionsmaßnahmen, Überprüfung (WPK AuA Tz. 15 bis 20). Was comply nicht weiß (Umsatz, Branchen, Bargeld), ergänzen Sie; die Bewertung ist ein Vorschlag nach festen Regeln, den Sie anpassen.
9. Jährlich überprüfen. Jede Überprüfung ist eine neue Version, auch ohne Änderung; so ist auch die Überprüfung dokumentiert (§ 5 Abs. 2 Nr. 2 GwG; WPK AuA Tz. 11). Zwölf Monate nach dem Inkraftsetzen zeigt comply Überprüfung fällig und erinnert die GwG-Beauftragten und die Praxisleitung, höchstens alle 30 Tage.

4Gut zu wissen

• Gliederung und Wortlaut sind eigener Text von comply. Zitiert werden Gesetze mit Paragraf, die WPK-Hinweise mit Textziffer und Berufsstandards wie IDW QMS 1.
• Eine in Kraft gesetzte Version ist unveränderlich; die Datenbank lehnt jede Änderung und Löschung ab.
• Die Verantwortung für die Einhaltung der geldwäscherechtlichen Pflichten liegt auf Leitungsebene (§ 4 Abs. 3 GwG); deshalb setzt die Praxisleitung die Richtlinien in Kraft.
• Kleine Praxen: Mit höchstens zehn Berufsangehörigen (WP/vBP und Angehörige sozietätsfähiger Berufe nach § 44b Abs. 1 WPO), die nicht überwiegend treuhänderisch tätig sind, entfallen nach der Anordnung der WPK nach § 6 Abs. 9 GwG die internen Grundsätze, die Zuverlässigkeitsprüfung, die Unterrichtung, die unabhängige Prüfung und das Hinweisgebersystem (§ 6 Abs. 2 Nr. 1, 3 bis 7, Abs. 5 GwG; WPK AuA Tz. 46 bis 48). Die Risikoanalyse bleibt Pflicht; die Geldwäscherichtlinie führt die Kanzlei dann freiwillig.
• Geldwäschebeauftragte: Nach der Anordnung der WPK nach § 7 Abs. 3 GwG erst bei mehr als 30 Berufsangehörigen, mit Stellvertretung und vorheriger Anzeige an die WPK (WPK AuA Tz. 50 bis 52). Die Kennzeichnung „GwG-Beauftragte“ in comply ist eine interne Zuständigkeit für die GwG-Akten, keine Bestellung nach § 7 GwG.
• Die Risikoanalyse ist regelmäßig, nach der Gesetzesbegründung mindestens einmal im Jahr, zu überprüfen; auch die Überprüfung wird dokumentiert (§ 5 Abs. 2 GwG; WPK AuA Tz. 11). Für die Richtlinie selbst gilt: überwachen und bei Bedarf aktualisieren (§ 6 Abs. 1 Satz 3 GwG); ein fester Turnus ist eine Möglichkeit, keine Pflicht.