Team und Zugriff

1Kurz erklärt

Laden Sie Personen ein und steuern Sie je Person, ob sie alle Anfragen oder nur die ihr zugewiesenen sieht.

Diese Seite sehen nur Sie als Hauptansprechpartner Ihres Unternehmens (oder Ihr Prüfer). Ein eingeschränktes Mitglied hat hier keinen Zugang und bekommt diese Seite gar nicht erst angezeigt.

2Ablauf

3So gehen Sie vor

1. Team-Seite öffnen. Unter Team und Zugriff finden Sie oben die Karte Person einladen.
2. E-Mail-Adresse eintragen. Geben Sie die E-Mail-Adresse der Person aus Ihrem Unternehmen ein.
3. Zugriff festlegen. Wählen Sie bei Zugriff zwischen Eingeschränkt (nur Zugewiesenes) und Vollzugriff. Der Hinweistext dazu lautet: "Vollzugriff sieht alle Anfragen, eingeschränkt nur zugewiesene oder einzeln freigegebene."
4. Einladen. Klicken Sie auf Einladen. Sie erhalten daraufhin den Einladungslink zum Kopieren.
5. Bestätigungsmail vorbereiten. Über den Button Bestätigungsmail vorbereiten öffnet sich Ihr eigenes E-Mail-Programm mit einem vorformulierten Text: er bittet die Person kurz um ein "Ok" zur Adresse und kündigt an, dass der eigentliche Zugangscode separat von connect@justreporting.eu kommt.
6. Mitgliederliste prüfen. Unter Mitglieder erscheint jede aktive Person mit ihrem Namen oder ihrer E-Mail-Adresse und einem Zugriffs-Kennzeichen: Vollzugriff oder Eingeschränkt.
7. Zugriff später ändern. Neben jeder Person steht ein Button. Er zeigt an, worauf umgestellt wird, zum Beispiel Auf Vollzugriff setzen oder Auf eingeschränkt setzen.
8. Einzelne Anfragen freigeben. Ist eine Person eingeschränkt, sehen Sie darunter die Liste Einzeln freigegebene Anfragen mit allen Anfragen des Auftrags. Je Anfrage klicken Sie auf Freigeben oder, wenn schon freigegeben, auf Freigabe entziehen.
9. Offene Einladung zurückziehen. Unter Offene Einladungen sehen Sie jede noch nicht angenommene Einladung mit ihrer Gültigkeit ("gültig bis ..."). Mit Zurückziehen machen Sie sie ungültig.

4Einstellungen und Optionen

• Zugriffsstufe je Person: Vollzugriff sieht alle Anfragen des Auftrags, Eingeschränkt nur zugewiesene oder einzeln freigegebene. Sie legen die Stufe bei der Einladung fest und können sie jederzeit umschalten.
• Einzel-Freigaben: bei eingeschränkten Mitgliedern können Sie zusätzlich einzelne Anfragen gezielt freigeben oder die Freigabe wieder entziehen.
• Offene Einladungen widerrufen: eine noch nicht angenommene Einladung können Sie jederzeit über Zurückziehen ungültig machen.
• Gültigkeitsdauer der Einladung: jede Einladung ist zeitlich begrenzt (Standard 14 Tage). Bis wann sie gilt, steht direkt bei der offenen Einladung ("gültig bis ..."). Läuft dieses Datum ab, verschwindet der Eintrag nicht automatisch: Er bleibt unter Offene Einladungen stehen, mit einem Datum in der Vergangenheit, und die Person kann ihn nicht mehr einlösen. Ziehen Sie ihn in dem Fall über Zurückziehen zurück und laden Sie die Person neu ein.
• Wer diese Seite sieht: nicht einstellbar. Nur Sie als Hauptansprechpartner (Vollzugriff) und Ihr Prüfer sehen "Team und Zugriff". Ein eingeschränktes Mitglied erhält diese Seite gar nicht.

5Gut zu wissen und Sicherheit

• Eine Einladung gilt ausschließlich für die eingeladene E-Mail-Adresse. Sie kann nicht von einer anderen Adresse eingelöst werden.
• Die Zugriffsstufe wird serverseitig durchgesetzt, nicht nur in der Ansicht. Ein eingeschränktes Mitglied kann also auch technisch nicht auf fremde Anfragen zugreifen.
• Jede Änderung an Zugriffen und Einladungen wird protokolliert, damit nachvollziehbar bleibt, wer wann was eingestellt hat.
• Nur Sie und Ihr Prüfungsteam sehen die Mitgliederliste und Einladungen Ihres Unternehmens. Die Trennung zu anderen Mandanten ist technisch erzwungen.

6So können wir es noch einfacher machen

Das gibt es heute noch nicht. Ein paar Ideen, wie es noch leichter gehen könnte, angelehnt an Apps, die Sie ohnehin kennen: