Archiv, Nachtrag und Handakte

1Kurz erklärt

Mit dem Archivieren sichert comply den Stand eines abgeschlossenen Auftrags in der Archivkette: jede Datei mit Prüfsumme, die Antworten, Kommentare, Erklärungen und Freigaben. Danach ist der Auftrag schreibgeschützt. Zwei unabhängige Zeitstempeldienste bestätigen den Stand, und das Archivpaket lässt sich ohne comply prüfen.

Archivieren, Nachträge und Archivpakete: wer Aufträge verwaltet. Archivpakete einlesen: die Organisations-Administration. Mandanten sehen weder Nachträge noch Archivpakete.

2Ablauf

3So gehen Sie vor

1. Archivieren. Unter Aufträge beim abgeschlossenen Auftrag auf Archivieren. Das geht erst, wenn die letzte Phase erreicht ist.
2. Archivpaket herunterladen. Auf der Auftragsseite Archivpaket herunterladen: ein ZIP mit allen Dateien, dem Stand bei der Archivierung, dem Eintrag in der Archivkette, den Zeitstempeln und einem Prüfhinweis, den jeder ohne comply nachvollziehen kann.
3. Nachtrag zur Akte. Muss eine archivierte Akte ausnahmsweise ergänzt werden, legen Sie auf der Auftragsseite unter Nachträge zur Akte einen Entwurf mit Grund an, fügen Erläuterung und Dateien hinzu und klicken auf Nachtrag versiegeln. Wer versiegeln darf, steht im Kasten Freigaberegel; verlangt die Regel das Vier-Augen-Prinzip, versiegelt eine andere Person als die, die den Entwurf angelegt hat.
4. Handakte für den Mandanten. Verlangt der Mandant seine Handakte, laden Sie auf der Auftragsseite Handakte für den Mandanten herunter: nur die Unterlagen, die Sie vom Mandanten erhalten haben, mit Prüfsummen (§ 51b Abs. 4 WPO). Was nicht enthalten ist, steht neben der Schaltfläche.
5. Als Vorlage verwenden. Für den Auftrag des Folgejahres legt Als Vorlage verwenden unter Aufträge einen neuen aktiven Auftrag mit denselben Anfragen an. Das archivierte Original bleibt unverändert.
6. Archivpaket einlesen. Unter Aufträge auf Archivpaket einlesen: comply prüft jede Prüfsumme, die Zeitstempel und den Eintrag in der Archivkette und stellt das Paket danach als archivierten Auftrag wieder her, etwa nach einem Verlust oder bei der Übernahme eines Auftrags von einer anderen Kanzlei.

4Was in welches Paket gehört

5Gut zu wissen

• Die Zeitstempel (RFC 3161) kommen von zwei unabhängigen Diensten. comply schickt ihnen nur eine Prüfsumme, nie Inhalte. Sie belegen, dass genau dieser Stand zu diesem Zeitpunkt vorlag; wer die Kette betreibt, könnte sie sonst theoretisch neu berechnen.
• Archivierte Aufträge nehmen keine neuen Dateien mehr an, weder vom Mandanten noch von der Kanzlei. Ergänzungen laufen über den Nachtrag.
• Ein Auftrag, den der Löschlauf nach Ablauf der Frist entfernt hat, lässt sich nur mit dokumentiertem Grund wieder einlesen; der Grund steht danach in der Archivkette.
• Handakten sind zehn Jahre nach Beendigung des Auftrags aufzubewahren (§ 51b Abs. 2 Satz 1 WPO). Die Pflicht endet früher, wenn der Mandant die Handakte trotz Aufforderung nicht binnen sechs Monaten abholt (§ 51b Abs. 2 Satz 2 WPO).

6Danach

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