Für die Kanzlei

Aufbewahrung und Löschung

Aufträge und GwG-Akten nach Ablauf der Fristen löschen, nur mit Freigabe, Stand 05.10.2026

1Kurz erklärt

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen zeigt comply, welche Aufträge und GwG-Akten gelöscht werden dürfen. Gelöscht wird nur, was Sie freigeben; der tägliche Lauf führt die Löschung aus und hält sie im Löschprotokoll fest.

Aufträge: die Organisations-Administration. GwG-Akten: die GwG-Beauftragten.

2Ablauf

3So gehen Sie vor

Öffnen. Aufträge: links auf Einstellungen, dann Aufbewahrung und Löschung (Organisations-Administration). GwG-Akten: links auf Geldwäsche, dann GwG-Aufbewahrung (GwG-Beauftragte).
Prüfen. Unter Fällig stehen Aufträge und GwG-Akten, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, mit Datum und Grundlage. Darunter steht, was in den nächsten zwölf Monaten fällig wird.
Freigeben. Kreuzen Sie Ich gebe die Löschung frei an und klicken Sie auf Löschung freigeben. Der tägliche Lauf am Morgen führt die Löschung aus; bis dahin brechen Sie mit Freigabe zurücknehmen ab.
Zurückstellen. Soll etwas länger bleiben, etwa wegen eines laufenden Verfahrens, tragen Sie den Grund und ein Datum ein und klicken auf Zurückstellen. Bei GwG-Akten geht das höchstens bis zum Ende der Vernichtungsfrist.
Nachweis. Das Löschprotokoll zeigt jede ausgeführte Löschung mit Datum, Freigabe und Grundlage.

comply löscht nie von selbst. Ohne Freigabe bleibt alles, und comply erinnert höchstens alle 30 Tage an fällige Entscheidungen.

4Fristen

Unterlagen	Frist	Grundlage
Aufträge (Handakten)	zehn Jahre nach Beendigung des Auftrags; comply rechnet ab Archivierung oder Sperrvermerk	§ 51b Abs. 2 Satz 1 WPO
GwG-Akten	fünf Jahre ab Schluss des Kalenderjahres, in dem die Geschäftsbeziehung endete (bei Einzelaufträgen: in dem die Angaben festgestellt wurden); spätestens nach zehn Jahren zu vernichten	§ 8 Abs. 4 GwG

5Gut zu wissen

Bei Aufträgen werden die Anfragen mit Antworten, Kommentaren und Dateien sowie Erklärungen, Phasen, Fristen und Freigaben gelöscht; der Auftrag bleibt als leerer Eintrag ohne Namen.
Bei GwG-Akten werden Identifizierung, wirtschaftlich Berechtigte, Dokumente, Screenings, Registerauszüge, Länderprüfungen, Aufgaben und GwG-Freigaben gelöscht; die Stammdaten des Mandanten bleiben.
Die Einträge der Prüfketten behalten ihre Prüfsumme, ihr Inhalt wird entfernt. Ein Vermerk am Ende der Kette hält fest, welche Einträge die Löschung betraf; so bleiben die Ketten lückenlos prüfbar, und eine nachträgliche Änderung daneben fällt auf.
Noch nicht erfasst: die Originale von E-Mail-Anhängen im Posteingang und die Unterlagen aus dem Onboarding. Sie folgen mit der Löschung der Mandantendaten. Solange ein Auftrag des Mandanten läuft, bleibt auch seine GwG-Akte.
Mandanten mit einem Verdachtsfall nimmt der Löschlauf nicht auf.
Vor jeder Löschung prüft der Lauf erneut, ob die Frist abgelaufen ist; wurde etwa eine Geschäftsbeziehung wieder aufgenommen, nimmt er die Freigabe zurück, statt zu löschen.

6Danach

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