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Für die Kanzlei

GwG-Akte

Sorgfaltspflichten nach §§ 10 bis 15 GwG Schritt für Schritt, Stand 05.10.2026

1Kurz erklärt

Die GwG-Akte führt Sie in der Reihenfolge der Prüfung durch die Sorgfaltspflichten. Jeder Schritt wird einzeln gespeichert und protokolliert. Erst eine freigegebene Akte erlaubt Mandats- und Auftragsannahme.

Nur für GwG-Beauftragte sichtbar (§ 47 GwG). Mandanten sehen nichts davon, auch keine Hinweise.

2Ablauf

GwG-AkteGwG-Beauftragte: Anwendbarkeit klären; GwG-Beauftragte: Identifizieren, auftretende Person, wirtschaftlich Berechtigte; GwG-Beauftragte: Register, PEP und Sanktionslisten, Zweck; GwG-Beauftragte: Risiko einstufen; System: Stufe der Sorgfaltspflichten ableiten, Länderlisten prüfen; GwG-Beauftragte: Bei verstärkt: Nachweise nach § 15 GwG; GwG-Beauftragte: Durchsehen und freigebenGwG-BeauftragteSystemAnwendbarkeit klärenIdentifizieren, auftretende Person,wirtschaftlich BerechtigteRegister, PEP und Sanktionslisten,ZweckRisiko einstufenStufe der Sorgfaltspflichten ableiten,Länderlisten prüfenBei verstärkt: Nachweise nach § 15GwGDurchsehen und freigeben

3So gehen Sie vor

  1. Anwendbarkeit. Geschäftsbeziehung oder Einmalauftrag ohne Geschäftsbeziehung. Beim Einmalauftrag kreuzen Sie die vier Kriterien an und begründen (Textbaustein einfügen, siehe GwG nach Art des Vertragspartners). Dann entfallen die meisten Schritte; Screening und Freigabe bleiben.
  2. Art des Vertragspartners wählen oder bestätigen; danach richten sich Schritte und Nachweise. Vertragspartner identifizieren. Art und Datum der Identifizierung, bei Gesellschaften Sitzstaat, Registernummer und Vertretungsorgan, bei natürlichen Personen die Angaben nach § 11 Abs. 4 Nr. 1 GwG und das Ausweisdokument. Nachweis hochladen.
  3. Auftretende Person. Organ laut Handelsregister oder bevollmächtigte Person mit Identifizierung.
  4. Wirtschaftlich Berechtigte. Bei natürlichen Personen und Einzelkaufleuten nur die Frage nach der eigenen Rechnung. Sonst Name, Anteil, Staatsangehörigkeit und Wohnsitzstaat. Ein fiktiver wirtschaftlich Berechtigter braucht die Begründung der erfolglosen Ermittlung.
  5. Register. Handels- und Transparenzregister abrufen und abgleichen; eine Unstimmigkeit mit Datum und Aktenzeichen der Meldung nach § 23a GwG erfassen.
  6. PEP und Sanktionslisten. PEP-Frage beantworten, Screening durchführen, Treffer bewerten und Ergebnis dokumentieren.
  7. Zweck der Geschäftsbeziehung; bei Prüfungsaufträgen meist aus dem Auftrag abgeleitet.
  8. Risiko. Faktoren nach Anlage 1 und 2 GwG ankreuzen, begründen, Risiko bewerten und speichern. Darunter steht die Stufe der Sorgfaltspflichten mit ihren Gründen; ergänzen Sie weitere Länderbezüge und bei vereinfachten Sorgfaltspflichten die Begründung.
  9. Verstärkte Sorgfaltspflichten (nur wenn die Stufe verstärkt ist): Herkunft der Mittel, Überwachung und je nach Grund weitere Angaben. Die Zustimmung der Führungsebene (§ 15 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 GwG) erteilt die Praxisleitung selbst mit Zustimmung erteilen im Kasten Freigaberegel; Name und Zeitpunkt stehen danach in der Akte.
  10. Freigabe. Optional Als vorbereitet abzeichnen; dann bestätigen und Akte freigeben. Wer freigeben darf und ob eine zweite Person vorbereiten muss, zeigt der Kasten Freigaberegel (siehe Freigaben und Richtlinien). Danach GwG-Vermerk exportieren (ZIP).

Jede Änderung setzt eine erteilte Freigabe zurück: freigegeben ist immer ein bestimmter Stand. Unter Verlauf: wer hat was getan sehen Sie jede Änderung, Abzeichnung und Ansicht mit Person und Zeitpunkt.

4Gut zu wissen

5Danach

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