Ihr Onboarding

1Kurz erklärt

Unter "Ihr Onboarding" sehen Sie alle Bausteine auf einen Blick. Sie können Angaben jederzeit ergänzen oder nachtragen.

Die Bausteine sind: Handelsregisterauszug, Gesellschafterstruktur / wirtschaftlich Berechtigte, Unternehmensstammdaten und Nutzer der Austauschplattform. Diese Seite füllt der Hauptansprechpartner Ihres Unternehmens aus.

Das sind die drei Bearbeitungsstände, die ein Baustein durchläuft.

2Ablauf

3So gehen Sie vor

1. Seite öffnen. Melden Sie sich an und öffnen Sie Ihr Onboarding. Hat unsere Kanzlei Ihr Onboarding noch nicht angelegt, sehen Sie den Hinweis Ihr Onboarding wird vorbereitet.
2. Weg durch das Onboarding ansehen. Unter "Ihr Weg durch das Onboarding" sehen Sie alle vier Bausteine mit Bearbeitungsstand, der aktuelle Baustein ist als Sie sind hier markiert.
3. Onboarding ausfüllen. Klicken Sie auf Onboarding ausfüllen (bzw. Onboarding fortsetzen, wenn Sie bereits begonnen haben). Das führt Sie in den Assistenten.
4. Unterlagen hochladen. Im Assistenten laden Sie zunächst den Handelsregisterauszug und anschließend die Übersicht zur Gesellschafterstruktur / wirtschaftlich Berechtigte als Datei hoch. Bereits hochgeladene Dateien werden Ihnen angezeigt.
5. Unternehmensangaben ergänzen. In wenigen kurzen Schritten tragen Sie Firmenname und Rechtsform, Anschrift und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sowie Ihren Ansprechpartner ein. Ein letzter Schritt fragt optional nach Rechnungs-E-Mail und weiteren organisatorischen Angaben.
6. Abschluss ansehen. Am Ende zeigt der Assistent eine kurze Zusammenfassung Ihrer Angaben. Unsere Kanzlei sichtet die Unterlagen anschließend und meldet sich bei Rückfragen.
7. Bausteine einzeln bearbeiten. Auch außerhalb des Assistenten können Sie über Bearbeiten / Ergänzen an jedem einzelnen Baustein direkt Angaben nachtragen.

4Einstellungen und Optionen

• Reihenfolge: die Bausteine sind fest vorgegeben (Handelsregisterauszug, Gesellschafterstruktur, Stammdaten, Nutzer der Austauschplattform). Eine eigene Reihenfolge lässt sich nicht wählen.
• Automatisches Speichern: bei den Unternehmensangaben speichert jeder kurze Schritt für sich, sobald Sie auf "Weiter" klicken, und Sie gelangen automatisch zum nächsten Schritt. Es gibt keinen gesonderten "Absenden"-Knopf am Ende, der alles auf einmal freigibt.
• Nachtragen: jeder Baustein lässt sich jederzeit über "Bearbeiten / Ergänzen" erneut öffnen, auch nach dem Abschluss des Assistenten.
• Wer ausfüllt: nur der Hauptansprechpartner Ihres Unternehmens sieht "Onboarding ausfüllen" und kann Angaben machen. Andere Mitglieder erhalten den Hinweis "Das Onboarding füllt der Hauptansprechpartner aus".
• Dateiformate beim Hochladen: zugelassen sind unter anderem PDF, Bilder sowie gängige Office-Dateien, bis 50 MB je Datei.

5Gut zu wissen und Sicherheit

• Die Angaben zu Gesellschafterstruktur und wirtschaftlich Berechtigten sind gesetzlich vorgeschrieben (Geldwäscheprävention). Deshalb fragen wir sie im Rahmen des Onboardings ab.
• Ihre Angaben sind streng auf Ihr eigenes Unternehmen begrenzt. Andere Mandanten unserer Kanzlei sehen und erhalten diese Daten nicht.
• Hochgeladene Unterlagen können ausschließlich von Ihnen und unserer Kanzlei eingesehen werden, nicht von anderen Mandanten.
• Sie können den Assistenten jederzeit unterbrechen, ohne dass bereits gemachte Angaben verloren gehen.
• Ihre eingereichten Bausteine werden von unserer Kanzlei gesichtet und erst danach auf "Akzeptiert" gesetzt.

6So können wir es noch einfacher machen

Das gibt es heute noch nicht. Ein paar Ideen, wie es noch leichter gehen könnte, angelehnt an Apps, die Sie ohnehin kennen: