Unterlagen per Mail schicken

1Kurz erklärt

Unterlagen können Sie auf zwei Wegen per E-Mail schicken, ohne sich anzumelden. Am besten antworten Sie auf die E-Mail zu einer Anfrage: Hängen Sie die Dokumente an, auch mehrere auf einmal, und senden Sie die Antwort ab. connect legt die Anhänge dann direkt in genau dieser Anfrage ab. Alternativ schicken Sie eine Mail an upload@connect.justreporting.eu; dann ordnet Ihre Prüfungsgesellschaft sie von Hand zu.

2So gehen Sie vor

Weg A: Antwort auf eine Anfrage-Mail (empfohlen)

1. Mail öffnen. Nehmen Sie die E-Mail „Neue Anfrage in justReporting connect“ oder „Rückfrage zu Ihrer Antwort“. Im Betreff steht ein Code wie [Anfrage ABCDE-FGH23].
2. Antworten und anhängen. Auf „Antworten“ klicken, die Unterlagen anhängen, den Betreff mit dem Code nicht ändern.
3. Absenden. Sie erhalten eine Eingangsbestätigung. Kam die Antwort von Ihrer bei der Prüfungsgesellschaft hinterlegten Adresse und ist der Auftrag noch aktiv, liegen die Anhänge sofort in der Anfrage, und die Anfrage steht auf „Eingereicht“. Sonst ordnet Ihre Prüfungsgesellschaft die Antwort von Hand zu.

Weg A2: Antwort auf eine Zusammenfassung

1. Zusammenfassung öffnen. Sammelt connect mehrere Anfragen in einer E-Mail, steht im Betreff ein Code wie [Sammlung ABCDE-FGH23].
2. Antworten und alle Unterlagen anhängen. Sie müssen nicht wissen, welche Datei zu welcher Anfrage gehört. Den Betreff mit dem Code nicht ändern.
3. Absenden. Kam die Antwort von einer Person, die zu Ihrem Unternehmen gehört, sieht Ihre Prüfungsgesellschaft sie in ihrem Posteingang und ordnet jede Datei der passenden Anfrage zu. Automatisch wird dabei nichts abgelegt.

Weg B: Mail an die Upload-Adresse

1. Mail schreiben an upload@connect.justreporting.eu, von der Adresse, die Ihre Prüfungsgesellschaft für Sie hinterlegt hat.
2. Anhängen und absenden. Ein aussagekräftiger Betreff hilft beim Zuordnen. Ihre Prüfungsgesellschaft ordnet die Mail von Hand der passenden Anfrage zu; das dauert etwas länger.

3Grenzen, die Sie kennen sollten

• Höchstens zehn Anhänge, nutzbar rund 18 MB je Mail. Der Mailweg lässt insgesamt nicht mehr als 25 MB je Mail zu (Anhänge werden beim Versand um rund ein Drittel größer). Für größere Dateien nutzen Sie bitte den Upload in connect (bis 2 GB je Datei).
• Eine zu große Mail kommt bei niemandem an. Ihr Mailprogramm oder unser Mail-Anbieter weist sie zurück, bevor sie uns erreicht. Sie erhalten eine Unzustellbarkeits-Meldung; in connect sieht das niemand. Nutzen Sie dann den Upload in connect.
• Nur diese Formate: PDF, PNG, JPG, Word, Excel und PowerPoint (docx, xlsx, pptx) sowie ZIP. Enthält eine Mail eine andere Datei (etwa CSV, TXT, XML oder ältere .xls/.doc), wird die ganze Mail zurückgewiesen; laden Sie solche Dateien bitte in connect hoch. Geprüft wird der tatsächliche Dateiinhalt, nicht nur die Endung.
• Eine Antwort landet nur dann direkt in der Anfrage, wenn sie von einer Person kommt, die diese Anfrage in connect sehen darf, wenn angezeigter und tatsächlicher Absender übereinstimmen und wenn Anfrage und Auftrag noch offen sind. Sonst sieht Ihre Prüfungsgesellschaft die Antwort mit dem Grund in ihrem Posteingang und ordnet sie von Hand zu.

4Gut zu wissen und Sicherheit

• Eine Mail wird nur angenommen, wenn ihre Absender-Authentifizierung (DMARC) besteht; sonst wird sie zurückgewiesen, ohne dass Inhalte gespeichert werden. Automatisch abgelegt wird eine Antwort nur, wenn der angezeigte Absender mit dem tatsächlichen übereinstimmt.
• Der Code im Betreff verweist nur auf die Anfrage. Er berechtigt niemanden: maßgeblich ist, dass die Mail von einer berechtigten Adresse Ihres Unternehmens kommt.
• Anhänge aus dem Mailweg werden nicht automatisch auf Schadsoftware geprüft; Ihre Prüfungsgesellschaft sieht das bei jeder Datei. Senden Sie bitte nur Dateien, die Sie selbst erstellt oder geprüft haben.
• Die Eingangsbestätigung nennt aus Vertraulichkeitsgründen weder Betreff noch Dateinamen.